De technische documentatie is – kort gezegd – een dossier, waarin alle gegevens zijn opgenomen waarmee een fabrikant kan aantonen dat het speelgoed voldoet aan de gestelde eisen.
Het is een verplichting in de Speelgoedrichtlijn (2009/48/EG), en dus ook in het Warenwetbesluit Speelgoed, om deze set documentatie samen te stellen. Deze verplichting bestaat al langer, komt ook in andere CE-markeringsrichtlijnen terug, maar zorgt toch bij veel fabrikanten voor hoofdbrekens.
De Speelgoedrichtlijn en het Warenwetbesluit Speelgoed geven namelijk alleen in algemene termen aan, welke documentatie voorhanden moet zijn:
De (…) technische documentatie omvat in het bijzonder, voor zover van belang voor de beoordeling:
a) een uitvoerige beschrijving van het ontwerp en de vervaardiging, met inbegrip van een lijst van de in het speelgoed gebruikte bestanddelen en materialen, alsook de veiligheidsinformatiebladen van de gebruikte chemische stoffen, die door de leveranciers van die stoffen moeten worden verstrekt;
b) de overeenkomstig artikel 18 uitgevoerde veiligheidsbeoordeling(en);
c) een beschrijving van de gevolgde beoordelingsprocedure ten behoeve van de overeenstemming;
d) een kopie van de EG-verklaring van overeenstemming;
e) het adres van de plaatsen van vervaardiging en opslag;
f) kopieën van de documenten die de fabrikant aan de aangemelde instantie heeft verstrekt, indien gebruik is gemaakt van de diensten van een dergelijke instantie;
g) testverslagen en een beschrijving van de middelen waarmee de fabrikant de overeenstemming van de productie met de geharmoniseerde normen waarborgt, indien de fabrikant gebruik heeft gemaakt van de procedure voor interne productiecontrole, bedoeld in artikel 19, lid 2; en
h) een kopie van het certificaat van EG-typeonderzoek, een beschrijving van de middelen waarmee de fabrikant de overeenstemming van de productie met het in het certificaat van EG-typeonderzoek beschreven producttype waarborgt, en kopieën van de documenten die de fabrikant aan een aangemelde instantie heeft verstrekt, indien de fabrikant het speelgoed heeft onderworpen aan EG-typeonderzoek en de procedure voor de overeenstemming met het type, als bedoeld in artikel 19, lid 3, heeft gevolgd.
Alleen al de verplichting onder (a) hierboven roept de vragen op: “wat is uitvoerig?”, “wat zijn bestanddelen?”, et cetera.
Een fabrikant doet er goed aan om bij het samenstellen van het dossier voor ogen te houden dat het gaat om informatie aan de hand waarvan de toezichthoudende autoriteiten moeten kunnen beoordelen of het product aan de relevante eisen voldoet. Hoe is het gemaakt? Wat is erbij gebruikt?
Daarnaast moet het dossier een antwoord geven op de vraag welke risico’s de fabrikant ziet bij het gebruik van het product. En, in vervolg daarop, als er risico’s zijn, wat is er gedaan om deze te voorkomen of te vermijden.
Hoe gedetailleerd de informatie moet zijn, hangt af van de aard van het product en van wat, vanuit technisch oogpunt, nodig wordt geacht om aan te tonen dat het product aan de essentiële eisen van de relevante richtlijn voldoet.
Wat de exacte inhoud is van de technische documentatie zal in de praktijk moeten blijken. Er is door de Europese Commissie een Guidance opgesteld, die meer uitleg geeft over de verplichting ten aanzien van de technische documentatie. De inhoud van de Guidance is goedgekeurd en zal naar verwachting in mei 2011 gepubliceerd worden.
